A otimização de processos é essencial para qualquer setor de uma empresa, pois, a partir dela, é possível economizar recursos e otimizar o tempo destinado a determinada ação, seja de logística e vendas, seja de marketing. Para isso, é preciso ter um conhecimento bem aprofundado das estratégias, além de uma gestão ágil com o objetivo de identificar se algum processo vem impactando negativamente a produtividade e os recursos de uma organização. Pensando nisso, escrevemos este post a fim de que você conheça algumas formas para elaborar a otimização de processos no setor de marketing. Boa leitura!
1. Defina e compartilhe suas metas
É essencial contar com metas para que a equipe fique engajada e motivada com o seu trabalho, aumentando a produtividade dos colaboradores. No entanto, é preciso que elas sejam alcançáveis. De nada adianta contar com objetivos que tragam resultados incríveis para a empresa se os funcionários não conseguem atingi-los, correto? Dessa forma, é preciso que os gestores façam uma análise da realidade da empresa, pensando nos objetivos por meio de uma base métrica consistente. As metas contribuirão, também, para que haja uma melhor definição dos processos. Caso a equipe não consiga alcançar os resultados pretendidos, é possível entender em quais aspectos é necessário traçar melhorias e quais são as estratégias plausíveis para trazer esse retorno. Por fim, é preciso que os colaboradores tenham o conhecimento dessas metas traçadas. Faça reuniões e compartilhe os objetivos individuais e os das equipes. Além disso, não é recomendável que funcionários que exerçam a mesma função tenham objetivos distintos — isso gera competitividade negativa, o que compromete o clima organizacional.
2. Faça o mapeamento dos processos de marketing
Essa pode até parecer uma dica óbvia, mas muitos gestores e coordenadores de marketing não fazem o mapeamento de processos antes de otimizá-los. Dessa forma, é preciso inicialmente ter o controle de todas as etapas desse setor: quais são as estratégias a curto e a longo prazo, os canais utilizados atualmente, os objetivos pretendidos, como está a qualificação dos colaboradores, as tecnologias adotadas, entre outros aspectos. O ideal e que seja um trabalho em equipe, no qual todos os colaboradores vão contribuir para traçar as etapas de seus trabalhos e as ferramentas utilizadas. Para que seja melhor visualizado, documente as ações e faça fluxogramas, com o objetivo de uma análise mais detalhada.
3. Identifique os pontos de melhoria
Mas afinal, como fazer essa análise detalhada? Ao ter uma visão mais ampla sobre todos os processos de marketing, é possível entender quais deles são realmente necessários e quais gastam tempo e recursos sem trazer, de fato, retorno para a organização. Reúna-se com sua equipe e exponha as etapas selecionadas, ressaltando os seguintes questionamentos:
- Quais os objetivos desses processos?
- Existem ferramentas que contribuirão para otimizá-los? Quais?
- Como está a comunicação com o cliente?
- Qual o tempo gasto para a sua execução?
- Quais os principais desafios para que a equipe possa realizar as ações?
- Vocês enxergam retorno nessa etapa?
- Em que isso contribui para o dia a dia do seu trabalho?
A partir dessas respostas, é possível traçar soluções efetivas para aqueles processos que não contribuem para o andamento do setor, além de contar com ideias eficientes para melhorá-las.
4. Invista em uma equipe qualificada
Para otimizar processos de qualquer setor, é preciso melhorar o desempenho da equipe. Dessa forma, os treinamentos são considerados excelentes aliados nessa questão. Por meio deles, é possível aperfeiçoar o desempenho técnico e as habilidades dos colaboradores, trazer novas perspectivas para o marketing da empresa e favorecer a inovação, o que contribui para o diferencial competitivo do negócio. Com o objetivo de que essa estratégia seja cumprida de forma eficiente, incentive a atuação estratégica de seus funcionários. Como eles terão metas a cumprir, uma visão mais analítica permitirá que o interesse por capacitação parta deles mesmos! Mas também é importante que os gestores ofereçam treinamentos práticos, transformem funcionários em mentores e adotem treinamentos adequados. Duas maneiras bem interessantes de aplicar essa estratégia são:
- optar por treinamentos internos;
- convidar profissionais de outras empresas para realizá-los.
No primeiro, colaboradores de outros setores podem contar com soluções que vão contribuir para a otimização de processos, enquanto no segundo, existe a possibilidade de fazer um benchmarking e entender como outras organizações vem trabalhando nesse sentido.
5. Conte com empresas parceiras
Ao longo do conteúdo, mencionamos o fato de entender sobre as ferramentas e soluções adotadas pela empresa, além de analisar se elas realmente são efetivas. Contar com parceiros é mais do que convidar colaboradores para um treinamento ou uma conversa com a equipe — mas, sim, investir em soluções que vão contribuir efetivamente para a otimização de processos no setor de marketing. Vamos a um exemplo: ao analisar os canais de comunicação, percebeu-se que o retorno deles está baixo, além de serem pouco práticos para o envio de informações, comunicados, dicas e conteúdos aos seus clientes. Isso exige dos colaboradores um trabalho manual que muitas vezes gasta muito tempo de toda a equipe, que poderia ser utilizado para questões mais estratégicas. E qual poderia ser a solução para esse caso? A parceria com uma empresa que oferece plataforma de envio de SMS em massa seria uma excelente alternativa, concorda? Por meio dessa solução, os colaboradores serão mais produtivos e terão a tão importante visão analítica, além de contarem com relatórios com todos os dados e informações necessárias referentes àquelas ações. Também será possível entender qual é a visão dos clientes em relação àquela empresa e ao seu atendimento prestado, pois existem alternativas de colher o feedback do seu público por meio dessa ferramenta. A partir disso, além de otimizar processos, os resultados serão significativamente melhores, permitindo uma avaliação mais aprofundada da equipe e de seus gestores. Ao longo deste conteúdo, você pôde entender 5 maneiras práticas de realizar a otimização de processos no setor de marketing. Conforme vimos, investir nessas alternativas apresentadas contribuirá para uma maior capacidade de intervenção em determinadas etapas, mais agilidade nas atividades e um aumento na confiabilidade dos processos. Ficou interessado na solução apresentada sobre o envio de SMS em massa? Entre em contato com a gente! A Sinch conta com ferramentas que permitirão a otimização do trabalho de sua equipe, além de uma análise detalhada dos resultados obtidos. Converse conosco e saiba mais!